» » 9 способов более эффективного использования фильтров в GMail

9 способов более эффективного использования фильтров в GMail

9 способов более эффективного использования фильтров в GMailФильтры в популярном почтовом сервисе Gmail отличный способ организовать работу с электронной почтой, установить правила для входящих и исходящих сообщений и вообще избавить себя от рутинной работы, доверив все скриптам. Ранее мы уже писали об интересных возможностях настройки почтовика под себя, а сегодня продолжим эту тему.

 

1. Переадресация всех входящих сообщений электронной почты и их архивирование

Если у вас есть несколько учетных записей на Gmail, но по факту вы используете только один профиль, то для вас существует хороший фильтр, способный перенаправлять все письма со всех аккуантов на один главный. Кроме того, вы сможете сделать на них пометку «прочитанные» и отправлять их в архив, чтобы они не отображались в основном потоке входящих писем.

Чтобы достичь желаемого вам нужно создать новый фильтр и вставить в поле «From» значок собаки - @. Также можно просто поставить звёздочку - *.

9 способов более эффективного использования фильтров в GMail

Следующим шагом вы можете выбрать куда направлять письма, пометить их как прочитанные или отправлять их в Архив.

 

2. Автоответчик на электронную почту с использованием заготовленных ответов

Если у вас есть цепочки писем, которые требуют однообразных ответов, например: «Сообщение получил, все в порядке. Дам знать когда буду готов.» или что-то в этом духе, то вы сможете создать для таких диалогов автоответчик, который будет за вас посылать заготовленные заранее сообщения для ответа пользователю. Если у вас много подобных диалогов, то данный способ позволит вам сэкономить уйму времени.

Тут подробная инструкция по созданию фильтра автоответчика.

 

3. Сортировка сообщений по размерам и типу прикрепленных к ним файлов

Стандартный фильтр Gmail позволяет отсеять сообщения с прикреплёнными файлами. Оказывается, этот фильтр можно заметно улучшить, указав размер прикрепленного файла. Например вы хотите создать ярлык «Большие файлы» для писем с вложениями более 10 Мб. Для это сделаем следующее:

В строке поиска в верхней части открытого окна Gmail вводим следующее значение:

size: 10m

После этого щелкните стрелку показывающую вниз, в конце строки поиска. Перед вами откроется всплывающее окно создания фильтра поиска. В этом же окне вы сможете создать дополнительные правила для более эффективной сортировки писем. Далее, нажмите на ссылку «создать фильтр с поиском» в правом нижнем углу. Затем вы можете создать ярлык для этого фильтра.

Помимо сортировки по размеру вложенных файлов, можно настроить фильтр на распознание типов документов. Например:

has:attachment .jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif

или

has:attachment .pdf | .doc | .docx | .xls | .xlsx

Поэтому же принципу можно сортировать и другие типы файлов, например zip, rar, iso. Также чтобы упростить рутинную работу, можно отправлять эти письма в соответствующие папки или помечать их определенным ярлыком (Документы, Архивы, Фотографии и т.д.).

 

4. Настройка вкладок для входящих писем

Новый интерфейс почты Gmail, позволяет сортировать Входящие сообщения по графическим вкладкам или категориям. Если вас не устраивают стандартные настройки разработчиков Google, то вы можете создать собственное правило для изменения этих настроек. Например, письма от сервиса Twitter по умолчанию приходят с пометкой «Социальные» и если вас это не устраивает, то вы можете изменить правило.

Для того чтобы сделать это, нажмите на стрелочку в строке поиска Gmail и введите в поле «ОТ» следующее: twitter.com. Далее на свое усмотрение произведите настройки предоставленные стандартным фильтром.

 

5. Применять фильтр ко всем письмам хранящимся в почте

Когда вы создаете новый фильтр, он применяется только для тех сообщений, которые будут приходить к вам в будущем. Если у вас огромное количество старых писем и вы хотите применить к ним свой новый фильтр, существует возможность внести такие изменения.

Создайте фильтр и введите все правила, которые вы хотите применить, но перед нажатием кнопки «Создать фильтр», поставьте флажок рядом с надписью «Применить фильтр к следующим цепочкам писем». Теперь фильтр будет применятся ко всем вашим письмам, как старым так и новым.

 

6. Экспорт/Импорт фильтров для разных учетных записей Gmail

Если у вас создано несколько активных учетных записей Gmail и вы хотите чтобы у каждой из них были ваши собственные фильтры, то вы сможете избежать рутинного создания фильтров для разных профилей. Вместо этого вы сможете просто настроить фильтры на доном профиле, а на остальные просто экспортировать настройки. Мы расскажем как это сделать.

Перейдите в ту учетную запись, где все фильтры уже настроены. Далее перейдите в настройки Gmail и перейдите на вкладку «Фильтры». Под списком фильтров вы найдете кнопку «Все», нажав на нее вы выделите все ранее созданные фильтры. Перед вами появится кнопку «Экспорт». Теперь просто нажмите на нее и вы скачаете файл XML, который содержит правила для всех ваших настроек. Если какие-то из фильтров вам не понадобятся на другой учетной записи, просто снимите флажок напротив него.

9 способов более эффективного использования фильтров в GMail

Чтобы создать фильтры для новой учетной записи, просто зайдите в нее и перейдите в настройки фильтров. Затем найдите кнопку «Импортировать» и выберите ранее скачанный файл XML для загрузки. Теперь все фильтры есть и в новом профиле.

 

7. Отправить себе список дел с определенной пометкой

Если вы посылаете себе письма со списком дел, то вы можете создать для этого специальный фильтр с автоматической маркировкой. Для этого создайте фильтр и введите в него свой электронный адрес, а в теме укажите «Список дел». Теперь можете применить к этому фильтру любой ярлык либо создать новый.

 

8. Использовать Gmail как RSS Reader

После закрытия сервиса Google RSS Reader многие стали искать альтернативу, которая бы позволила также удобно следить за актуальными новостями. Мы предлагаем вам воспользоваться услугой IFTTT, которая позволяет конвертировать формат RSS новостей в сообщение электронной почты и направлять вам их на ваш ящик. После этого вы можете просто создать ярлык RSS и применять его к этим письмам.

 

9. Создание одноразового адреса электронной почты

На самом деле это старый способ создания одноразовых адресов используя основной. К своему адресу электронной почты можно добавить знак + все что последует за ним, будет игнорироваться Gmail. Это значит, что вы сможете создавать одноразовые адреса почты для регистрации на сайтах, которые ее требуют, но вы бы не хотели предоставлять им настоящие данные.

Для того, чтобы этот способ работал как надо, вам нужно пройти регистрацию например с таким e-mail: myemail+disposable@gmail.com. Вам придет письмо подтверждения. После того как вы закончили регистрацию, создайте фильтр:


Кому: myemail+disposable@gmail.com
Действия: Delete It

Теперь можете быть уверены, что спам с этого сайта до вас не доберется.

 

Вывод

Сегодня мы рассмотрели лишь малую часть возможностей фильтров Gmail. На самом деле их применения гораздо шире и возможно, вы хотите поделиться с нами тем, как вы используете фильтры и для каких целей?

Спонсором новости выступает Yota-system: официальный партнер Yota по усилению сигнала 4G Lte. Никаких проблем со связью с внешним миров нет у тех людей, у которых уже подключена эта актуальная услуга. Но людям, участок которых ещё оснащен доступом к всемирной паутине, нужно задуматься о том как подключить интернет на дачу. Преимущества беспроводного мобильного 4G интернета на даче очевидны! Это и развлечение для всей семьи в ненастную погоду. Это и надёжный доступ в интернет для деловых людей, когда нужно немедленно связаться с клиентом или коллегой. Это и общение с друзьями и родными, которые не смогли составить вам компанию на природе.
Ключевые теги: Gmail





Добавить комментарий

КОММЕНТАРИИ

Уважаемый посетитель, Вы зашли на сайт как незарегистрированный пользователь.
Мы рекомендуем Вам зарегистрироваться либо войти на сайт под своим именем.
Быстрый вход: 

ВОЗМОЖНО ВАС ЭТО ЗАИНТЕРЕСУЕТ

Информация
Комментировать статьи на сайте возможно только в течении 90 дней со дня публикации.