Gmail: Профессиональные советы и трюки для получения максимальной отдачи от входящих сообщений

Gmail является одним из наиболее популярных почтовых сервисов, и есть веские причины для этого. Во-первых, он бесплатный и включает в себя множество других сервисов от Google. Во-вторых, он предлагает множество функций, которые помогают эффективно управлять вашим почтовым ящиком и повышать производительность. Однако не все знают обо всех его возможностях.

В этой статье я собрал список наиболее полезных функций Gmail. Я расскажу вам о них, обсужу их применение и покажу, как их использовать в простых шагах. Звучит интересно? Давайте начнем.

Расширенный поиск в Gmail (окончательное руководство)

Расширенный поиск в Gmail - это мощный инструмент, который позволяет вам быстро находить нужные письма. Он предлагает множество операторов поиска, которые помогают уточнить ваш запрос и получить более точные результаты. Подробнее об этом можно прочитать здесь.

Включение панели чтения для быстрого просмотра

Панель чтения - это удобная функция в Gmail, которую я впервые использовал в Outlook много лет назад. Она делит ваш почтовый ящик на две панели: слева-справа или сверху-вниз в зависимости от ваших предпочтений. Это позволяет вам проверять список писем в одной панели и просматривать полное сообщение в другой панели, ускоряя проверку писем.

 

Как включить панель чтения в Gmail:

1. В Gmail нажмите на иконку шестеренки, затем нажмите "Посмотреть все настройки".
2. Перейдите на вкладку "Входящие" и проверьте раздел "Панель чтения".
3. Нажмите "Включить панель чтения" и выберите "Справа от входящих".
4. Наконец, нажмите "Сохранить изменения" внизу.

Включение текстовых предложений на основе ИИ

Gmail помогает вам писать письма быстрее, предлагая слова и фразы, благодаря функциям Smart Compose и другим функциям, основанным на ИИ. Если вы использовали клавиатуру Google на Android, вы, вероятно, использовали текстовые предсказания.

 

Smart Compose предлагает аналогичные текстовые предсказания в вашем почтовом ящике, позволяя вам выбирать один из предложенных текстов, нажимая Tab при написании писем в окне составления.

Как включить предсказательные текстовые предложения в Gmail:

1. В Gmail нажмите на иконку шестеренки > Посмотреть все настройки.
2. На вкладке "Общие" прокрутите вниз до "Smart Compose".
3. Нажмите "Включить предложения по написанию", затем нажмите "Сохранить изменения" внизу.

Отложить письма для их проверки позже

Когда вы стремитесь к "Нулевому входящему", то есть проверяете письма, вы можете получить письмо, на которое нужно ответить, но не можете сделать это сразу. Для таких писем Gmail предлагает удобную функцию - Отложить.

 

Вы можете отложить такие письма, чтобы скрыть их из вашего входящего ящика на данный момент и увидеть их снова в установленную дату/время.

1. В Gmail выберите письма, которые вы хотите отложить.
2. На панели инструментов ниже строки поиска нажмите на "Отложить".
3. Выберите один из временных слотов. Или вы можете нажать "Выбрать дату и время", чтобы выбрать пользовательскую дату и время для получения уведомления о отложенном письме.

Планирование писем для их автоматической отправки

Gmail помогает вам автоматизировать письма, позволяя их планировать, благодаря функции "Отправить позже". Вам просто нужно установить расписание для отправки письма. Поскольку это функция Gmail, она помогает вам избежать использования сторонних инструментов для планирования писем.

 

Как запланировать отправку письма в Gmail:

1. В окне "Создать" нажмите на стрелку вниз рядом с "Отправить".
2. Нажмите "Отправить позже" и выберите временной слот по предпочтению. Вы можете нажать "Выбрать дату и время", чтобы выбрать пользовательскую дату и время для отправки письма.

Использование конфиденциального режима для писем

Gmail позволяет создавать и отправлять приватные письма, которые не могут быть скопированы, загружены или переадресованы, поскольку они автоматически удаляются позже, благодаря его Конфиденциальному режиму.

 

Это можно сделать, установив срок действия для вашего письма. Кроме того, Gmail шифрует ваше письмо с помощью кода, который он отправляет получателю.

Как включить Конфиденциальный режим в Gmail:

1. В окне "Создать" нажмите на иконку "замок-часы" внизу.
2. В окне "Конфиденциальный режим" установите срок действия для письма.
3. Затем нажмите "Сохранить" и, наконец, отправьте письмо, как вы всегда делаете в Gmail.

Блокировка маркетинговых или нежелательных писем

Очень часто в вашем почтовом ящике появляются маркетинговые, спамовые или нежелательные письма - даже с отличными функциями защиты от спама в Gmail. Однако Gmail имеет встроенную функцию, которая помогает в таких ситуациях. Вы можете заблокировать отправителя из вашего входящего ящика - все письма от него автоматически перемещаются в папку "Спам".

 

Как заблокировать нежелательного отправителя в Gmail:

1. В Gmail откройте письмо, отправителя которого вы хотите заблокировать.
2. Нажмите на кнопку "Еще" и нажмите "Заблокировать "<имя отправителя>".

Создание событий календаря из ваших писем

Если кто-то отправил вам письмо с предложением организовать встречу или, возможно, приглашение на мероприятие, вы можете легко добавить их в Google Календарь. Gmail помогает вам сделать это, позволяя быстро создавать события из писем с предварительно заполненной большинством информации.

 

Как создать событие календаря из письма в Gmail:

1. В Gmail откройте письмо, для которого вы хотите создать событие.
2. На панели инструментов ниже строки поиска нажмите на кнопку "Еще" > "Создать событие".

Добавление важных писем в Google Задачи

Gmail позволяет создавать задачи из важных писем прямо внутри входящего ящика. Это помогает вам отслеживать важную информацию, предстоящие проекты и т.д. Вы также можете установить напоминания для этих задач, чтобы напомнить себе о их сроках.

  

Как добавить письма в Google Задачи:

1. В Gmail выберите письма, для которых вы хотите создать задачу.
2. На панели инструментов ниже строки поиска нажмите на "Добавить в задачи".

Использование шаблонов для быстрой написания писем

Зачем писать одно и то же письмо снова и снова - даже если вы просто копируете и вставляете их? Gmail помогает вам создавать и сохранять письма в качестве шаблонов, которые вы затем можете использовать для создания и отправки аналогичных писем. Это помогает вам сэкономить время и повысить производительность - особенно если ваша работа требует отправки писем.

 

Как включить Шаблоны в Gmail:

1. В Gmail нажмите на иконку шестеренки, затем нажмите "Посмотреть все настройки".
2. Перейдите на вкладку "Расширенные", и под "Шаблоны", нажмите "Включить".

Как использовать Шаблоны в Gmail:

 

1. В окне "Создать" нажмите кнопку "Еще" и перейдите к "Шаблоны".
2. Нажмите на шаблон под "ВСТАВИТЬ ШАБЛОН", чтобы вставить его в письмо.
3. Или нажмите на "Сохранить черновик в качестве шаблона" для сохранения письма в качестве нового шаблона.

Переключение между несколькими подписями в Gmail

Подписи в электронной почте - отличный способ добавить дополнительную информацию о себе. В организациях люди обычно добавляют свою должность и контактную информацию в качестве части своих подписей к электронной почте. То же самое относится к любому человеку, отправляющему письма в современном мире. Что интересно, Gmail позволяет вам создавать несколько подписей, которые вы можете быстро добавлять или переключать подписи при написании нового письма.

 

Как добавить несколько подписей в Gmail:

1. В Gmail нажмите на иконку шестеренки, затем нажмите "Посмотреть все настройки".
2. На вкладке "Общие" прокрутите вниз до опции "Подпись".
3. Нажмите "Создать новую", введите "Имя подписи", и нажмите "Создать".
4. Затем напишите вашу новую подпись к электронной почте в данном текстовом поле.

Как переключить подпись при написании письма в Gmail:

 

1. В окне "Создать" нажмите на иконку ручки на нижней панели инструментов.
2. Нажмите на одну из подписей, чтобы добавить ее в текущее письмо.

Перевод сообщений электронной почты прямо в Gmail

В современном мире, где Земля стала маленькой, не редкость получить письмо на иностранном языке. Gmail помогает в таких ситуациях, благодаря его функции "Перевести сообщение", которая помогает вам перевести письмо с помощью Google Translate. Вы можете не найти это полезным, пока однажды вам это не понадобится.

 

Как перевести сообщения в Gmail:

1. В Gmail откройте письмо, которое вы хотите перевести.
2. Нажмите кнопку "Еще" и нажмите "Перевести сообщение".
3. Затем вы увидите панель перевода в верхней части сообщения письма. В ней нажмите на исходный и целевой язык (или просто выберите последний).

Экспорт адресов электронной почты ваших контактов

Gmail - или, точнее, Google Контакты - позволяет вам создать резервную копию всех ваших контактов и экспортировать ее в формате CSV. Экспортированный файл со всеми вашими контактами помогает сохранять ваши данные или импортировать их в другой инструмент. Например, если вы создаете список рассылки по электронной почте или рассылку новостей, это пригодится.

 

Как включить создание контактов для писем в Gmail:

1. В Gmail нажмите на иконку шестеренки, затем нажмите "Посмотреть все настройки".
2. На вкладке "Общие" прокрутите вниз до "Создать контакты для автозаполнения".
3. Нажмите на "Когда я отправляю сообщение новому человеку, добавить его в Другие контакты, чтобы я мог автоматически заполнять его в следующий раз". Эта настройка говорит Gmail автоматически создавать контакты для ваших исходящих писем в будущем.

Как экспортировать адреса электронной почты из Gmail:

 

1. Откройте https://contacts.google.com/ в вашем веб-браузере.
2. В Google Контактах нажмите на "Другие контакты" в левой боковой панели.
3. Выберите контакты, которые вы хотите экспортировать, нажмите на кнопку "Еще" на панели инструментов ниже строки поиска, затем нажмите на кнопку "Экспорт".
4. Выберите формат под "Экспортировать как" и нажмите "Экспорт", чтобы экспортировать их.

 

Использование Gmail в оффлайн-режиме

Gmail позволяет вам использовать его в оффлайн-режиме, что означает, что вы можете читать, отвечать и искать письма, даже когда нет подключения к Интернету. Это особенно полезно, когда вы находитесь в месте с плохим подключением к Интернету или когда вы находитесь в режиме "в самолете".

Как включить оффлайн-режим в Gmail:

1. В Gmail нажмите на иконку шестеренки, затем нажмите "Посмотреть все настройки".
2. Перейдите на вкладку "Все настройки" и нажмите "Включить оффлайн-почту".
3. Выберите настройки, которые вам подходят, и нажмите "Сохранить изменения".

Использование клавиатурных сочетаний в Gmail

Клавиатурные сочетания - это быстрый способ выполнить задачи без использования мыши. Gmail предлагает множество клавиатурных сочетаний, которые помогают вам быстро выполнять задачи, такие как написание, отправка, удаление писем и т.д.

Как включить клавиатурные сочетания в Gmail:

1. В Gmail нажмите на иконку шестеренки, затем нажмите "Посмотреть все настройки".
2. На вкладке "Общие" прокрутите вниз до "Клавиатурные сочетания".
3. Нажмите "Включить клавиатурные сочетания" и нажмите "Сохранить изменения" внизу.

Использование Gmail как блокнот

Вы можете использовать Gmail как блокнот для быстрого сохранения заметок, идей или любой другой информации. Просто создайте новое письмо, напишите свою заметку и сохраните его как черновик. Вы можете открыть его в любое время и добавить больше информации или удалить его, когда он больше не нужен.

Использование Gmail для отправки больших файлов

Gmail позволяет вам отправлять большие файлы, используя Google Диск. Вы можете загрузить файл на Google Диск и отправить ссылку на файл вместо самого файла. Это позволяет вам отправлять файлы размером до 10 ГБ.

Как отправить большие файлы через Gmail:

1. В окне "Создать" нажмите на иконку "Вставить файлы с помощью Диска" внизу.
2. Выберите файл, который вы хотите отправить, и нажмите "Вставить".

Использование Gmail для создания резервных копий

Gmail позволяет вам создавать резервные копии всех ваших писем и контактов. Это особенно полезно, если вы хотите перенести свои данные в другой аккаунт или просто хотите сохранить копию своих данных на случай, если что-то пойдет не так.

Как создать резервную копию в Gmail:

1. Перейдите на https://takeout.google.com/ в вашем веб-браузере.
2. Нажмите "Создать новую резервную копию" и выберите данные, которые вы хотите включить в резервную копию.
3. Нажмите "Следующий шаг" и выберите, как вы хотите получить свою резервную копию.
4. Наконец, нажмите "Создать резервную копию" для начала процесса создания резервной копии.

В заключение, Gmail - это мощный инструмент, который предлагает множество функций для управления вашими письмами и повышения производительности. Надеюсь, эти советы и трюки помогут вам использовать Gmail более эффективно.